LMS名簿更新の年度替わり対策 ― 履修登録期の数週間をどう乗り切るか

年度替わりのLMS名簿更新が、毎年重い作業になる理由

大学の年度替わりに行うLMS名簿更新は、情報センターにとって毎年めぐってくる山場です。3月末には卒業生や契約満了の非常勤講師のアカウントが整理され、4月に入ると新入生、新任教員、担当が入れ替わった科目が一度に現れます。さらに履修登録期には追加や取消が連日発生し、名簿は授業初回の直前まで動き続けます。

京都大学情報環境機構は、非常勤講師のアカウントが「契約期間まで」有効であり、契約終了後に新たな授業を担当する場合は改めて申請が必要になると案内しています。停止の反映が実際の契約終了日から少しずれることがある旨の注意書きもあります。どの大学にも似た事情があるのではないでしょうか。

ここには三つの時間軸が重なっています。アカウントの有効期間、科目の担当、そして履修の確定です。それぞれ別の部署が別の締切で動かしているため、LMSに反映される頃には「授業初日に学生が名簿にいない」「先生が科目に入れない」といった問い合わせとして表に出てきます。システムの性能というより、反映のタイミングをどう揃えるかが問われているように思われます。

日本の大学に固有の、履修登録期と名簿のずれ

日本の大学では、履修は学期の開始後も一定期間、追加・取消が可能なことが少なくありません。会津大学が公開している「学務システム学習管理システム間連携データ仕様」の別紙を見ると、学務システムから出力したユーザ、コース（時間割）、エンロール（履修）の各データを、日次処理でLMSへ連携する構成が示されています。同仕様書には、講義と演習で複数コースを作る場合のパラメータ指定や、学務システムに教員が登録されていない科目へ追加でアクセスさせるための挿入用CSVも記載されており、大学ごとの授業の作り方に合わせた工夫の跡がうかがえます。

Canvas LMS には、CSV形式でユーザ、科目、履修などを取り込む標準の形式が開発者向け資料として公開されています。学務システム側のデータをこの形式に整える作業は、導入時に一度行えば終わりというものではなく、学部ごとの時間割の作り方や、聴講生・TA・学外の共同授業者といった「学務システムの外側」にいる人の扱いが加わるたびに見直しが生じます。

さらに、履修登録期に現場で手直しした名簿が、次の連携で元に戻ってしまうという課題も想定されます。手直しをした職員の労力と、システムの整合性の、どちらを優先すべきかという判断が、毎年この時期に繰り返されているのではないでしょうか。

標準規格と運用設計で、名簿更新の山を平らにする

SISとLMSのあいだで名簿情報をやりとりするための標準規格として、1EdTechが策定するOneRosterがあります。名簿、コース資料、成績を、CSVまたはRESTのWebサービスで交換するための規格で、現在の最新版は1.2とされています。大学ごとに個別の形式を用意する代わりに共通の形をもつことで、手作業を減らし、複数のシステムをつなぎやすくする考え方です。

ただ、国内の大学では学務システムの出力形式がそれぞれ独自であることも多く、標準規格だけでは埋まらない部分が残ります。そこで、変更のあった分だけを流し込む差分の連携や、実行タイミングの調整、履修登録期のあいだだけ手直しを守る仕組みといった運用面の設計が重要になります。この点については、以前の記事「Canvas LMS と学務システムの連携 ― 差分同期という選択」でも触れました。

ヨウム株式会社のyoumu perch.シリーズのperchadmin.は、こうした運用面を補う製品のひとつです。SISのデータを大学独自の形式のまま受け取って差分で連携し、更新ロックによって指定した期間だけ上書きを止めることもできます。なお、Canvas LMS は Instructure, Inc. の製品であり、youmu perch. はヨウム株式会社が提供するもので、Instructure, Inc. が提供・保証するものではありません。

まとめ

LMS名簿更新の負担は、担当者の努力不足ではなく、アカウント、担当、履修という三つの時間軸が別々に動くという構造から生まれているように見えます。まず自学の年間カレンダーに、それぞれの締切と反映のタイミングを並べてみることが、見直しの第一歩になるかもしれません。そのうえで標準規格や差分連携をどう活かすかを考えると、次の年度替わりの見通しは少し変わってくるのではないでしょうか。